La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en
el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interpresarial
con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos
plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de
cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles
beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público
en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención,
o sus ofertas o sus servicios de post venta.
CARACTERÍSTICAS:
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.
¿CÓMO SE DEBE DE REDACTAR?:
El
formato estándar de una carta comienza con la fecha en la esquina superior
derecha, seguida por el nombre y la dirección postal de la persona a la que
está dirigida a la carta.
El
cuerpo de la carta comienza con un saludo y se encuentra en la parte central de
la página. El cuerpo de la carta se puede dividir en varios párrafos. La parte
inferior de la página está destinada a la despedida, la cual debe llevar nombre
y firma.
Contenido
El
contenido de tu carta es a lo que los lectores pondrán mayor atención. Si el
contenido es fuerte, será efectiva e incitará la respuesta que buscas. Querrás
captar la atención de tu lector desde el principio. Es importante ser conciso e
ir al punto de tu carta desde el inicio para que el lector comprenda tu
intención. Haz que el contenido de la carta sea interesante y se pueda
relacionar. Mientras más puedas adaptar el contenido de la carta al
destinatario, mejor. Cuando los lectores sienten que pueden identificarse con
lo que están leyendo, aumenta la eficacia del material.
Protocolo
Debes
seguir las directrices de un protocolo de negocios al redactar cartas dirigidas
a empresas. Por ejemplo, no es apropiado para el saludo ser informal y
amistoso, como si hablaras con uno de tus amigos. No importando si conoces a la
persona a la que le estás escribiendo la carta, ya que éste es un documento de
negocios que puede terminar en un archivo en algún lugar, y querrás que se vea
profesional y formal en todo momento. Practicar el buen uso de la etiqueta de
negocios también tiene que ver con la mecánica de tu carta. Por ejemplo, hay
momentos apropiados para poner en cursiva algunas palabras para crear énfasis,
pero nunca se recomienda escribir palabras en mayúsculas, ya que esto puede
interpretarse como gritos. También es importante prestar atención al tono de tu
carta. Según un artículo de marzo de 2007 de la Asociación Internacional de
Comunicadores de Negocios, una organización global que ofrece recursos de gran
utilidad para la gente en comunicación empresarial, el tono del remitente de la
carta puede ser captada por el lector, así que nunca debes parecer chismosa,
brusca o mandona en tus cartas de negocios. El hecho de releer tus cartas antes
de enviarlas puede ayudar a detectar cualquier tono inadecuado que pudiera
haber surgido por accidente.EJEMPLO:
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