CARTA COMERCIAL

DEFINICIÓN:

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interpresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.

CARACTERÍSTICAS:

Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición  documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.


¿CÓMO SE DEBE DE REDACTAR?:

El formato estándar de una carta comienza con la fecha en la esquina superior derecha, seguida por el nombre y la dirección postal de la persona a la que está dirigida a la carta.

El cuerpo de la carta comienza con un saludo y se encuentra en la parte central de la página. El cuerpo de la carta se puede dividir en varios párrafos. La parte inferior de la página está destinada a la despedida, la cual debe llevar nombre y firma.

Contenido

El contenido de tu carta es a lo que los lectores pondrán mayor atención. Si el contenido es fuerte, será efectiva e incitará la respuesta que buscas. Querrás captar la atención de tu lector desde el principio. Es importante ser conciso e ir al punto de tu carta desde el inicio para que el lector comprenda tu intención. Haz que el contenido de la carta sea interesante y se pueda relacionar. Mientras más puedas adaptar el contenido de la carta al destinatario, mejor. Cuando los lectores sienten que pueden identificarse con lo que están leyendo, aumenta la eficacia del material.

Protocolo

Debes seguir las directrices de un protocolo de negocios al redactar cartas dirigidas a empresas. Por ejemplo, no es apropiado para el saludo ser informal y amistoso, como si hablaras con uno de tus amigos. No importando si conoces a la persona a la que le estás escribiendo la carta, ya que éste es un documento de negocios que puede terminar en un archivo en algún lugar, y querrás que se vea profesional y formal en todo momento. Practicar el buen uso de la etiqueta de negocios también tiene que ver con la mecánica de tu carta. Por ejemplo, hay momentos apropiados para poner en cursiva algunas palabras para crear énfasis, pero nunca se recomienda escribir palabras en mayúsculas, ya que esto puede interpretarse como gritos. También es importante prestar atención al tono de tu carta. Según un artículo de marzo de 2007 de la Asociación Internacional de Comunicadores de Negocios, una organización global que ofrece recursos de gran utilidad para la gente en comunicación empresarial, el tono del remitente de la carta puede ser captada por el lector, así que nunca debes parecer chismosa, brusca o mandona en tus cartas de negocios. El hecho de releer tus cartas antes de enviarlas puede ayudar a detectar cualquier tono inadecuado que pudiera haber surgido por accidente.


 EJEMPLO: